店長のシフトの作り方｜公平で回るシフトを組むコツ

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店長のシフト作り、まず何から始める？

シフト作りで一番よくあるつまずきは、集まった希望をそのまま表に並べてしまうことなんです。そうすると、人が多すぎる時間と足りない時間がばらばらに出てきます。

国の職業情報サイトのjob tagでも、スーパー店長の仕事の1つに「勤務スケジュールの調整」が挙げられています。シフトは、店長の大事な仕事の1つなんですね。

店長のシフトは「店の地図」を作る仕事

『シフトって、空いてるところに人を入れるだけでしょ？』と思う方もいるかもしれません。実は、シフトはその日の店がどう動くかを決める、いわば店の地図なんです。

例えば、ランチのピークにレジ担当が1人しかいないと、並ぶお客様が増え、ほかのスタッフも落ち着いて動けません。逆に、暇な時間に人が多すぎると、手持ちぶさたなスタッフが出てしまいます。

当てはまるものが1つでもあれば、次の5ステップのどこかで手を入れられます。

シフト作りは5ステップに分けると迷わない

ここが、この記事でいちばん伝えたいところです。シフト作りを5つの段階に分けて、それぞれで店長がやることと確かめることを表にしました。

ステップ1 必要人数を決める

最初にやるのは、曜日と時間帯ごとの「何人いれば回るか」を決めることです。人の名前はまだ入れません。

売上の多い曜日、ランチやディナーのピーク、品出しや仕込み、閉店作業の時間を思い浮かべながら、枠だけを作っておきましょう。人件費とのつながりは店長の人件費管理で詳しく紹介しています。

ステップ2 希望を集める

次に、スタッフから出勤できる日と時間の希望を集めます。ここで大事なのは、締め切りと出し方を毎回同じにすることです。

厚生労働省のシフト制の留意事項でも、シフト表を作る時に「事前に労働者の意見を聴取すること」が考えられる取り決めの例として挙げられています。希望を聞いてから組むのは、スタッフとの約束を守る第一歩なんですね。

ステップ3 組む

ステップ1で作った枠に、集まった希望を当てはめていきます。埋める順番は「人が足りにくい枠から」がおすすめです。

土日の夜や早朝など、入れる人が限られる枠から先に埋めると、最後に穴が残りにくくなります。

ステップ4 調整する

組んでみると、どうしても足りない枠や、人が多すぎる枠が出てきます。ここで、本人に相談しながら直していきます。

『自分で勝手に動かしたほうが早いのに』と思うこともありますよね。ただ、希望と違う入り方をお願いする時は、ひと言相談するだけで受け止め方がまったく違ってきます。

ステップ5 公開する

最後に、決まったシフトを全員に知らせます。いつまでに、どこで見られるようにするかを、あらかじめ決めておきましょう。

シフト制の留意事項でも、「確定したシフト表などを労働者に通知する期限や方法」をあらかじめ話し合って決めておくことが挙げられています。毎回同じ時期に同じ場所で見られると、スタッフも予定を立てやすくなります。

公平で回るシフトにするための組み方のコツ

『あの人ばかりいい時間に入ってる』という声が出ると、店長としては気になりますよね。実は、本当に偏っている時より、決め方が見えないことで不満が出ている場合も多いんです。

不公平に見えないためのルールづくり

ルールは細かく作りすぎなくて大丈夫です。「希望の締め切り」「足りない枠の頼み方」「減らす時の伝え方」の3つが決まっていれば、まずは十分ですよ。

回るシフトにするための組み合わせ

人数が足りていても、組み合わせが悪いと店はうまく回りません。新人だけの時間や、レジができる人がいない時間ができていないかを見ておきましょう。

新人をいきなりピークの一番忙しい持ち場に入れるのは、本人も周りも大変です。教える時間をシフトに組み込む考え方は店長の新人教育・人材育成でも紹介しています。

店長とシフトが被らない時間帯をどう作る？

店長が毎日すべての時間に入るのは、続けられる働き方ではありませんよね。そこで大事なのが、店長と副店長、時間帯責任者のシフトを少しずらして、責任者の誰かが店にいる形にすることです。

店長と副店長の勤務をずらす組み方

例えば、店長が開店から夕方まで入る日は、副店長が昼から閉店まで入るようにします。重なる昼の時間に、引き継ぎや相談をまとめて済ませる形です。

副店長の役割は副店長とは？店長との違い・仕事内容でも紹介しています。

「店長とシフトが被らないようにしたい」と言われたら

スタッフの側から『店長とシフトが被らないほうが気が楽』という声を聞くことも、ないとは言えません。そう言われるとドキッとしますよね。

ただ、これは店長が悪いという話とは限りません。店長がいると緊張する、ミスを見られるのが不安、という気持ちから出てくることも多いものです。

話しかけ方のコツは店長とスタッフのコミュニケーションで紹介しています。

シフト作りで店長が知っておきたいルール

『法律の話は苦手で…』という方も多いはずです。ここでは、シフトに直接関わるものだけを厚生労働省の説明からまとめておきますね。

休憩中に電話や来客の対応を頼んでいると、休憩時間ではなく労働時間とみなされます。休憩の人がレジに呼ばれてしまわないよう、休憩の時間帯にも人を残しておきましょう。

一方的に決めない・急に減らさない

シフト制の留意事項では、「使用者が一方的にシフトを決めることは望ましくなく」とされています。シフトを大きく減らす時も、理由を伝えて本人と話すのが基本です。

高校生の試験期間についても、厚生労働省の自主点検表に「本人の希望に反してシフトを入れていませんか」という項目があります。詳しくはアルバイトの労働時間と休憩のルールと高校生アルバイトを雇う時の注意点をご覧ください。

厚生労働省のいわゆるシフト制の留意事項の案内ページも、一度目を通しておくと安心です。

シフトについてのよくある相談と、人が足りない時の考え方

ここでは、シフトについてよく見かける相談を、店長の立場から考えてみます。

相談1 始めたばかりなのに、シフトにほとんど入れてもらえない

アルバイトを始めたばかりの高校生から、『シフトを全然入れてもらえない』という相談はよくあります。本人は、嫌われているのではと不安になっているんですよね。

店長側には、教える人がいる時間にしか新人を入れられない、という事情があることも多いものです。それなら、その事情を本人に伝えておくだけで不安はかなり小さくなります。

相談2 急にシフトを減らされた理由を知りたい

『前は週に何回も入っていたのに、急に週1になった。理由を聞いてもいいのかな』という相談もあります。聞いていいのかどうか、迷ってしまう気持ちは自然です。

店長としては、売上や人数の都合で減らす時ほど、先に理由を伝えておきたいところです。理由が分からないと、スタッフは自分の何かが悪かったのかと考えてしまいます。

相談3 次のシフトがいつか、どうやって店長に聞けばいい？

『次のシフトがいつ入っているか、メールで聞いても失礼じゃない？』という相談は、とても多く見られます。それだけ、シフトの確認の仕方に迷うスタッフが多いということなんです。

店長側でできる工夫は、シフトの公開の場所と時期を決めて、全員に伝えておくことです。「シフトは毎月〇日に休憩室に貼り出します。写真を撮っておいてね」と決まっていれば、わざわざ聞かなくても済みます。

スタッフがシフトの相談をする時の伝え方はシフトの相談を店長にする時の伝え方で紹介しています。

人が足りない時のシフトはどう考える？

人が足りない月は、店長が自分で全部埋めたくなりますよね。ただ、それを続けると店長がもたなくなるので、仕組みで埋める方法を考えておきましょう。

『結局、足りないところは自分が入るしかない』と思っている店長は多いはずです。気持ちはよく分かりますが、それが当たり前になると、店長の休みがどんどん減ってしまいます。

足りない状態が何か月も続くなら、シフトの工夫だけでなく採用も合わせて考える時期です。採用の進め方は店長のアルバイト採用、人手不足の店の回し方は人手不足の店を回す店長の工夫にまとめています。

シフトの悩みが大きくなりすぎた時は

シフトのことで毎月夜遅くまで悩み、休みもろくに取れない状態が続いているなら、一度立ち止まって考えてみてください。まずは上司や本部に相談して、人の配置や応援の仕組みを一緒に考えてもらうのが先です。

それでも働き方が変わらず、飲食業界で別の店や会社を見てみたくなった時は、業界に詳しい人に話を聞いてみる方法もあります。

よくある質問

まとめ

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