人手不足の店を回す店長の工夫｜ワンオペを減らすシフトと仕組み

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人手不足の店長がまず知っておきたいこと

『人が足りないのは、自分の店づくりが下手だからかな』と自分を責めていませんか。人手が足りない状態は、地域や業態、会社の採用の進め方にも左右されるものです。

厚生労働省の雇用動向調査でも、宿泊業・飲食サービス業は人の出入りが多い産業とされています。人が入れ替わりやすい前提で仕組みを作っておくと、店長の負担は軽くなります。

店長がやれること・会社に頼むこと

人手不足の対策には、店長の裁量で動かせることと、会社の判断が要ることがあります。

自分の手の届く範囲から始めて、届かないところは早めに上司へ相談する。この順番で考えると、気持ちも少し軽くなりますよ。

人手不足の対策を3つの時間軸で分ける

人が足りない時は、どうしても目の前のシフトを埋めることで頭がいっぱいになりますよね。でも実は、そこだけに時間を使うと、来月もまた同じ穴が空くんです。

そこで、対策を3つの時間軸に分けて並べてみました。

ここからは、時間軸ごとに具体的な工夫を見ていきます。

今週しのぐ：目の前の穴を埋める工夫

急に人が足りなくなった週は、『とにかく自分が入れば何とかなる』と考えがちですよね。ただ、店長が全部の穴に入ると、店長の仕事が止まってしまいます。

やることを減らす優先順位

人が少ない日は、仕事を3つに分けて考えると判断が早くなります。

応援を頼む時の伝え方

近くの店や本部に応援を頼む時は、いつ・何時から何時まで・何の仕事か、をはっきり伝えると調整がしやすくなります。

スタッフに追加のシフトをお願いする時

スタッフに追加で入ってもらう時は、断ってもいいことが伝わる言い方にしておくと、関係を崩さずに済みます。

例えば、こんなやり取りになります。

「土曜の夕方、2時間だけでも入れそうですか」
「その日は予定があって…。日曜なら入れます」

厚生労働省のシフト制についての留意事項では、一度確定したシフトの変更は労働条件の変更に当たり、双方の合意の上で行うものとされています。お願いはあくまでお願いとして伝えましょう。

営業の形を変える相談もしてみる

どうしても人が埋まらない日は、営業の形そのものを変えることも考えられます。ただ、営業時間や席の使い方は、会社が決めていることが多い部分です。

『勝手に変えるわけにもいかないし…』と迷いますよね。だからこそ、店長は「こういう案がある」と上司に出す役目を担うのがいいんです。

今月整える：ワンオペを減らすシフトの組み方

人手不足の店では、ワンオペの時間帯がどうしても生まれやすいですよね。ただ、一人で店に立つ時間は、お客様対応や防犯の面でも気を配りたいところです。

一人にしたくない時間帯を先に決める

大阪府警の警察署が出した防犯速報では、コンビニ向けに「深夜帯は複数勤務をお願いします」と呼びかけています。また、厚生労働省のカスタマーハラスメント対策では、事業主の対処の例として「可能な限り一人で対応させない」ことが挙げられています。

シフトを組む時は、まず「この時間帯は一人にしない」という枠を決めておくと、ほかの時間帯の調整がしやすくなります。

希望の出し方をスタッフと決めておく

厚生労働省の留意事項では、使用者が一方的にシフトを決めることは望ましくないとされています。シフト表を作る前にスタッフの意見を聞くことや、確定したシフトを知らせる期限や方法をあらかじめ話し合って決めておくことが挙げられています。

『希望を全部聞いていたら、シフトが組めない』と思いますよね。だからこそ、希望の締切や出し方を先に決めておくと、店長の調整の手間が減るんです。

シフトの組み方は店長のシフトの作り方で、もっと詳しく紹介しています。

1人で回せる仕事を増やす

ワンオペを減らすのと同時に、一人ひとりができる仕事を増やしておくと、シフトの組み方に幅が出ます。キッチンの人がレジもできる、レジの人が品出しもできる、という形です。

例えば、ホールしかできない人が3人いるより、ホールとキッチンの両方ができる人が2人いる方が、急な欠勤に強くなります。

「〇〇さん、レジも覚えてみませんか。覚えてくれると、シフトの希望も通しやすくなるんです」

守っておきたい働き方のルール

人が足りない時ほど、働き方のルールを外さないように気をつけたいところです。

高校生のスタッフがいる店では、試験の時期にも配慮が要ります。厚生労働省の自主点検表には、試験の準備期間や試験期間中に本人の希望に反してシフトを入れていないか、という項目があります。

半年で変える：人が辞めにくく入りやすい店にする

採用をがんばっても、入った人がすぐ辞めてしまうと、店長の負担はなかなか減りませんよね。実は、人手不足の店ほど「辞めにくさ」を整えることが近道なんです。

新しい人が早くなじむ仕組み

新しく入った人が最初に困るのは、誰に何を聞けばいいか分からないことです。教える人と教える順番を決めておくだけで、なじむまでの時間は変わります。

教え方の型は店長の新人教育・人材育成で、辞めにくい店の作り方はスタッフが辞めない店の作り方で紹介しています。

今いるスタッフの声を聞く

辞める人を減らすには、今いるスタッフが何に困っているかを知るのが近道です。忙しい店ほど、ゆっくり話す時間が取れていないことも多いですよね。

月に一度、5分だけでも一人ずつ話す時間を作ってみてください。聞くことを決めておくと、短い時間でも話が進みます。

聞いた話は、すぐに変えられなくても「考えてみます」と返して、変えられたら伝えましょう。それだけで、話してよかったと思ってもらえます。

採用と人件費のバランスを上司と相談する

求人の出し方や時給は、会社が決めることが多い部分です。店長は「どの時間帯に何人足りないか」を数字にして、上司に伝える役目を担えます。

求人の出し方や面接の進め方は店長のアルバイト採用で、人件費の考え方は店長の人件費管理で詳しく紹介しています。

店長が穴を埋め続けない形にする

厚生労働省の通達には、管理監督者かどうかを判断する要素がいくつか挙げられています。その一つが、人が足りない時に店長が自ら現場に入らなければならず、長時間労働を余儀なくされている状態です。

店長がいつも穴を埋めている状態は、店長の働き方そのものにも関わる問題です。自分の時間の使い方は店長の長時間労働・残業を減らすにはも参考にしてみてください。

人が足りない店をどうにか回してきた経験は、店長として大きな力です。

その力を別の店や会社で活かしたくなった時は、飲食業界に詳しい人に相談してみる方法もあります。RestLab（レストラボ）は飲食店に特化した人材紹介サービスで、飲食業界に詳しいキャリアアドバイザーがマッチングを担当しています。

知恵袋でよくある相談：人手不足の店で迷うこと

Yahoo!知恵袋には、人手不足の店の店長やスタッフからの相談が寄せられています。閲覧の多いものから3つ選んで、要点をまとめてお答えしますね。

毎回自分が穴を埋めていると、気持ちが休まりませんよね。ここまで一人で支えてきたこと自体、本当にすごいことです。

まずは「今週しのぐ」手として、人が少ない日にやらない作業を決めてみてください。そのうえで、営業時間や定休日は会社が決めることが多いので、足りない時間帯を数字にして上司に相談しましょう。

「平日の夜は、毎週〇時間分の人が足りていません。営業の形を含めて相談させてください」

店長自身がつらい時は、店長がつらい・きつい時の向き合い方も読んでみてください。

どちらか一方だけを選ぶ話ではありません。希望の締切と出し方をあらかじめ決めておけば、その範囲で出た希望は受け止めやすくなります。

厚生労働省の留意事項でも、シフトを作る前にスタッフの意見を聞くことが挙げられています。希望をもとに組んだうえで、どうしても埋まらない枠だけを個別に相談しましょう。

「〇日のこの時間だけ、どうしても1人足りません。入れる方がいたら教えてください」

結論から言うと、無理に引き止めることはしないでおきましょう。厚生労働省の自主点検表には、アルバイトが退職を申し入れているのに、人手不足などを理由に働き続けることを強いていないか、という項目があります。

できるのは、辞める理由を聞いて、店で変えられることがあれば伝えることです。それでも気持ちが変わらなければ、気持ちよく送り出しましょう。

「話してくれてありがとう。もし時間やシフトの事情なら、変えられることがあるか一緒に考えさせてください」

辞めると言われた時の対応はスタッフに辞めると言われた時の店長の対応で詳しく紹介しています。

よくある質問

まとめ

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