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閉店後に日報を書こうとして、『今日は何を書けばいいんだろう』と手が止まっていませんか。忙しい日ほど、書くことが多すぎてまとまらないですよね。
結論から言うと、店長の日報や本社への報告は「事実」「数字」「原因」「次の手」の4行を骨組みにすると、短くても伝わります。書式や締め切りは会社ごとに違うので、この型を土台に自分の会社のやり方に合わせれば大丈夫です。
この記事を読めば、日報の書き方の型と、そのまま使える報告の例文が分かります。
店長の日報・報告は何のためにある？
日報は、店にいない本部や上司が「今日の店の様子」を知るための窓です。読む人が次に何をすればいいか分かる形で書くと、助けてもらいやすくなります。
厚生労働省の職業情報提供サイト（jobtag）では、スーパー店長の仕事の1つとして、地域のニーズや競合店の動きをつかんで本部へ報告する「情報収集」が挙げられています。報告は、店長の大事な仕事の一部なんです。
『どうせ読まれていないのでは』と感じる方もいるはずです。ただ、本部や上司は、日報を見て応援の人を出したり、売場の手を打ったりします。
誰が日報を読んでいる？
| 読む人 | 知りたいこと | 書く時に意識すること |
|---|---|---|
| エリアマネージャー・SV | 店の困りごと、手助けが要るか | 困っていることをはっきり書く |
| 本部の担当部署 | 売上や人の動きの数字 | 数字を決まった形で書く |
| 副店長・次のシフトの社員 | 明日に引き継ぐこと | やり残しと次の手を書く |
エリアマネージャーやSVの仕事は統括店長・エリアマネージャーとはで紹介しています。読む人の立場を思い浮かべると、書く内容が決めやすくなりますよ。
報告は「事実・数字・原因・次の手」の4行でまとめる
1行目に何が起きたか、2行目に数字、3行目にそう考える理由、4行目に次にやることを書きます。この順番を守るだけで、読む人が迷わなくなります。
報告がまとまらない時は、気持ちや言い訳が先に出てしまっていることが多いですよね。4行に分けると、書くことが自然に整理されます。
| 行 | 書くこと | 書き方のコツ |
|---|---|---|
| 事実 | 何が起きたか | 見たこと、起きたことだけを書く |
| 数字 | 売上・客数・人数など | 予算や前の週と比べて書く |
| 原因 | なぜそうなったか | 「〜と考えています」と推測は推測として書く |
| 次の手 | 明日から何をするか | いつ、誰が、何をするかまで書く |
事実と気持ちを分けるコツ
『スタッフが頑張ってくれた』と書きたくなる日もありますよね。その気持ちは大切です。
ただ、報告では「何をしてくれたか」を事実で書く方が伝わります。例えば「急な欠勤が出たが、〇〇さんが休憩をずらして入ってくれた」のように書くと、読む人にも様子が浮かびます。
原因は言い切らずに「考え」として書く
原因は、その場ではっきり分からないことも多いです。分からない時は「天候の影響と考えています」「確認中です」と書いておけば十分ですよ。
チャットやメールで報告する時
最近は、日報をチャットやメールで送る会社もありますよね。文字だけで伝わるように、最初の1行で「何の報告か」が分かるようにしておくと親切です。
【報告】夜の欠勤について
本日の夜のシフトで1名が欠勤しました。ピークに1名少ない体制で、提供が遅れた時間がありました。明日以降は、急な欠勤の時に連絡できる人を確認しています。
伝わる報告・伝わりにくい報告の例文比較
伝わりにくい報告は、感想だけで終わっているか、次の手が書かれていないことがよくあります。同じ出来事でも、4行の型に入れ直すだけでぐっと分かりやすくなります。
ここが一番気になるところですよね。よくある場面ごとに、例文を並べてみました。
- 今日の売上は予算を下回りました。雨で夕方の客数が減ったためと考えています
- 夜のピークに1人欠勤があり、提供が遅れました。明日は1人増やしています
- 〇時ごろ、提供の遅れについてお客様からご指摘がありました。謝罪し、作り直して提供しました
- 今日は売上がよくなかったです
- 夜が忙しくて大変でした
- クレームがありましたが対応しました
場面別の報告の例文
| 場面 | 4行でまとめた例文 |
|---|---|
| 売上が予算に届かなかった | 「本日の売上は予算を下回りました。客数が前週の同じ曜日より少なかったです。雨で夕方の来店が減ったと考えています。明日は店頭の案内を増やします」 |
| 急な欠勤が出た | 「夜のシフトで1名が欠勤しました。ピークの時間に1名少ない体制でした。提供が遅れた時間がありました。明日以降の欠勤に備えて、連絡できる人を確認しています」 |
| 設備が動かなくなった | 「〇時に冷蔵庫の温度が上がっていることに気づきました。中の食材は別の冷蔵庫に移しました。原因は確認中です。明日の朝に業者の手配をお願いしたいです」 |
| お客様からのご指摘 | 「〇時ごろ、会計の待ち時間についてご指摘がありました。お詫びし、レジを1台増やしました。ピークの人の配置が足りなかったと考えています。明日から配置を見直します」 |
売上の数字の見方は店長の売上管理で詳しく紹介しています。
日報の書き方：毎日書く項目とテンプレート
日報は毎日同じ項目を同じ順番で書くと、書く時間も読む時間も短くなります。会社の様式がある時はそれに合わせ、ない時は下のテンプレートから始めてみてください。
『毎日書くのがしんどい』という店長も多いはずです。項目を決めておけば、空いた時間に少しずつ書き進められますよ。
- 今日の数字（売上、客数、予算や前週との比べ）
- 今日あったこと（良かったこと、困ったこと）
- お客様からの声
- スタッフの様子（欠勤、新人の成長など）
- 明日やること・本部にお願いしたいこと
- 数字が会社の決まった形で書けているか
- 困っていることが、読む人に伝わる言葉になっているか
- お願いしたいことが、最後にはっきり書けているか
- スタッフやお客様を責める言い方になっていないか
- お客様やスタッフの個人的な事情を書きすぎていないか
数字の目標とつなげて書く
日報の数字は、店の目標と並べて書くと意味が見えてきます。目標の立て方は店長の目標設定とKPIも参考にしてみてください。
日報に書かない方がいいこと
日報は、本部やほかのスタッフが読むこともあります。特定のスタッフへの不満や、本人のいない所での評価を書くのは避けておきましょう。
スタッフの失敗を名前つきで細かく書き、ほかのスタッフも読める場所に置いてしまう。指導が必要なことは、本人と話した上で、上司にだけ伝える形にしましょう。
本部へのお願いは具体的に書く
『本部に頼みづらい』と遠慮してしまう店長もいますよね。ただ、困っていることは書かないと伝わりません。
| ぼんやりしたお願い | 具体的なお願い |
|---|---|
| 「人が足りないので何とかしてほしいです」 | 「来週の土日の夜に、応援を1名お願いできますか」 |
| 「備品が足りません」 | 「レジ袋の在庫が少なくなっています。次の発注で多めに入れてもよいですか」 |
| 「設備の調子が悪いです」 | 「製氷機の氷の量が減っています。点検の手配をお願いしたいです」 |
週報や月報にまとめる時
週報や月報は、日報を積み重ねたものです。毎日の日報に「次の手」を書いておくと、週の終わりに「何をやって、どうなったか」をそのまま並べられますよ。
すぐ本社に報告すること・日報でいいこと
お客様やスタッフの安全、お金、お店の信用に関わることは、日報を待たずにすぐ連絡します。それ以外は、日報にまとめて伝えれば十分です。
店長が本社に報告するかどうかで迷うのは、たいてい「これくらいで連絡していいのかな」という場面ですよね。迷った時は、先に一報を入れておく方が安心です。
| すぐ電話や連絡で伝えること | 日報にまとめていいこと |
|---|---|
| お客様やスタッフのけが、事故 | 売上や客数の動き |
| 食品の事故につながりそうなこと | 新人の成長、スタッフの頑張り |
| 万引きや盗難、レジの大きな違算 | 売場の工夫と結果 |
| 強い苦情や、カスハラにあたる言動 | お客様からのうれしい声 |
| 設備の故障で営業に影響が出る時 | 来週に向けた準備 |
カスタマーハラスメントについて、厚生労働省は事業主の対応の例として、本社・本部へ情報を共有することを挙げています。店長ひとりで抱え込まずに、まず上に伝えてみてください。
口頭の一報をあとで日報に残す
電話で先に伝えたことも、あとで日報に書いておくと記録になります。
「〇時ごろ、入口の自動ドアが閉まらなくなりました。手で開け閉めできるようにして、張り紙でご案内しています。エリアマネージャーには電話で報告済みです」
このように、何をしたかと誰に伝えたかを残しておきましょう。
店長と本社への報告のよくある相談
ここでは、店長と本社への報告について、よく見かける相談を3つ選んで答えます。
会社の仕組みによって違います。採用の決定を店長が任されている会社もあれば、上司の確認が要る会社もあります。
店長に「結果はいつごろ分かりますか」と聞いておくと安心です。採用の進め方は会社のルールで変わる、と知っておくと待つ間の不安も減りますよ。
アルバイトの方からの、店長への困りごとを本社に伝えるか迷う、という相談です。言いにくいことだからこそ、迷いますよね。
まずは、いつ・どこで・何があったかを事実だけでメモしておきましょう。店長も、本部からの数字や人手不足に追われていて、余裕がなくなっていることがあります。それでも困りごとが続く時は、社内の相談窓口や本部に事実を伝えるのは自然な選択です。
パワハラについて、厚生労働省は事業主に相談窓口をあらかじめ決めて周知することを求めています。相談したことを理由に不利益な扱いをしないことも、事業主の措置に入っています。
『こんなことで相談していいのかな』と迷う段階でも、話を聞いてもらうだけで整理できることも。社内で難しい時は、総合労働相談コーナーなどの公的な窓口もあります。最終的な判断は、会社の就業規則や専門の窓口に確かめてみてください。
報告する力は、どの店でも求められる
日々の様子を短くまとめて伝える力は、どの会社でも重宝されます。飲食業界で働き方を見直したくなった時は、飲食業界に特化した人材紹介のRestLabに話を聞いてみるのも1つの方法です。
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よくある質問
店長の日報には何を書けばいいですか？
今日の数字、今日あったこと、お客様の声、スタッフの様子、明日やることの5つが基本です。会社の様式がある時は、その項目に合わせて書きましょう。
日報が長くなってしまいます。どうすれば短くなりますか？
1つの出来事を「事実・数字・原因・次の手」の4行で書くようにしてみてください。感想や経緯を書きすぎないだけで、ずいぶん短くなります。
店長はどんな時に本社に報告するべきですか？
安全、お金、お店の信用に関わることは、すぐに連絡するのが安心です。売上の動きや売場の工夫などは、日報にまとめて伝えれば十分です。
原因が分からない時はどう書けばいいですか？
「確認中です」「〜と考えています」と、分かっていないことをそのまま書いて大丈夫です。分かった時点で、改めて報告しましょう。
日報を書く時間が取れない日はどうすればいいですか？
営業中に気づいたことを、その場で短くメモしておくと閉店後の負担が減ります。それでも難しい日は、数字と困りごとだけ先に送り、残りは翌日に足すと上司に伝えておきましょう。
まとめ
- 店長の日報は、店にいない本部や上司が店の様子を知るための窓
- 報告は事実・数字・原因・次の手の4行でまとめる
- 感想だけの報告は、4行の型に入れ直すと伝わりやすくなる
- 日報は毎日同じ項目を同じ順番で書く
- 安全・お金・信用に関わることは日報を待たずにすぐ伝える
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